Bezpieczeństwo przesyłania danych

Jak bezpiecznie przesyłać dane do MPWIK za pomocą poczty elektronicznej?

W wyniku panującej w naszym kraju pandemii COVID-19, wiele spraw załatwiamy z poziomu domowego biurka, wysyłając wiadomości w głównej mierze drogą elektroniczną. W chwili obecnej dokumenty można przekazywać do MPWiK zgodnie z wytycznymi zamieszczonymi w zakładce Kontakt, tj. pocztą tradycyjną, elektroniczną lub za pośrednictwem Internetowego Biura Obsługi Klienta – eBOK. Poniżej przedstawiamy:

• rekomendowaną metodę zabezpieczenia danych podczas ich przesyłania drogą elektroniczną;
• instrukcję szyfrowania hasłem dokumentów pdf, doc i xls.

1. Spakowanie danych do pliku .zip. i zabezpieczenie hasłem.

Jednym z darmowych, najprostszych sposobów zabezpieczenia plików z danymi jest spakowanie ich do programu kompresującego oraz zaszyfrowanie utworzonego pliku hasłem. Do tego celu można użyć programu 7-Zip, który można bezpłatnie pobrać i zainstalować na swoim komputerze. W celu zaszyfrowania dokumentów, należy:

• przenieść je do jednego folderu;
• następnie  trzeba najechać kursorem na plik lub folder który ma być zaszyfrowany;
• kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie w otwartym oknie należy przejść do zakładki 7-Zip i kliknąć opcję Dodaj do archiwum.

Następnie pojawi się okno programu 7-Zip, w którym można ustawić parametry kompresji oraz szyfrowania. Należy:

• wprowadzić hasło, które będzie zabezpieczać pliki (minimalna, rekomendowana długość hasła to 8 znaków w tym mała, duża litera, znak specjalny i cyfra);
• zaznaczyć metodę szyfrowania - algorytm AES-256, który skutecznie utrudnia proces ewentualnej próby łamania zabezpieczenia;
• kliknąć przycisk „OK”.

2. Szyfrowanie plików pdf, doc i xls.

2.1. Szyfrowanie pdf.

Aby zabezpieczyć hasłem dokument pdf należy posiadać aplikację Adobe Acrobat Pro DC, która wymaga miesięcznej subskrypcji. Jednak istnieje możliwość zaszyfrowania  dokumentu podczas jego tworzenia z poziomu Microsoft Word. Aby to zrobić, niezbędne jest posiadanie interesującego nas pliku z rozszerzeniem .doc. Po jego uruchomieniu należy:

• przejść do zakładki Plik i wybrać opcję Zapisz jako;
• wejść w tryb przeglądania i na liście rozszerzeń wybrać PDF (okno zapisywania rozszerzy się o nowe funkcjonalności);
• kliknąć w Opcje i zaznaczyć Szyfruj dokument przy użyciu hasła;
• kliknąć przycisk „OK”.

Po kliknięciu przycisku OK ukaże się okno wpisywania hasła. Należy pamiętać o odpowiedniej ilości znaków (minimalna długość hasła to 8 znaków w tym mała, duża litera, znak specjalny i cyfra). Następnie trzeba potwierdzić, klikając przycisk „OK”.

Na koniec należy zapisać plik, klikając w przycisk Zapisz. Dokument zostaje zabezpieczony hasłem.

2.2. Szyfrowanie plików .doc i .xls.

Aby zabezpieczyć hasłem dokumenty Microsoft Word i Microsoft Excel należy:

• przejść do zakładki Plik i wybrać opcję Chroń dokument (w przypadku Microsoft Excel jest to przycisk Chroń skoroszyt);
• wybrać Szyfruj przy użyciu hasła;
• wpisać hasło (minimalna długość hasła to 6 znaków w tym mała, duża litera i cyfra);
• kliknąć przycisk „OK”.

3. Kontakt z infolinią MPWiK.

Nowo utworzony plik (.zip .doc .xls .pdf) należy wysłać jako załącznik wiadomości elektronicznej na adres poczty elektronicznej: dok@mpwik.com.pl. W temacie wiadomości należy wpisać numer swojego telefonu. Równocześnie należy pamiętać o przekazaniu hasła do przesyłanego zaszyfrowanego pliku. W tym celu trzeba skontaktować się telefonicznie z Działem Obsługi Klienta pod numerem 22 445 50 00. Podczas rozmowy należy obligatoryjnie podać numer telefonu, który został wpisany w temacie wiadomości.

Nadesłana przez Państwa korespondencja w formacie skompresowanej lub zaszyfrowanej będzie zarejestrowana i przekazana do realizacji właściwym komórkom w Spółce jedynie w przypadku zastosowania się do powyższych wytycznych, tj. telefonicznego ustalenia hasła oraz po dodatkowym zweryfikowaniu przez operatora adresu poczty internetowej wiarygodności źródła nadesłanej korespondencji.